Компания по экологически чистой утилизации отходов Envirowaste недавно опубликовала исследование, в котором приняли участие более 800 предприятий в районе Лондона. Envirowaste задала предприятиям столицы нашей страны вопрос:

“Какими из следующих документов вы чаще всего избавляетесь?”

Результаты были ошеломляющими. Enviro waste London обнаружила, что ошеломляющие две трети компаний в Лондоне не уничтожают свои конфиденциальные документы.

Это еще более удивительно, особенно учитывая, что за несоблюдение правил, касающихся конфиденциальной утилизации, в соответствии с Законом о защите данных предусмотрен штраф в размере 500 000 фунтов стерлингов.

70% финансовых компаний не уничтожают свои конфиденциальные документы

Из результатов опроса следует, что больше всего беспокоит то, что, в частности, с клиентскими контрактами часто обращаются неправильно: 52% компаний не в состоянии уничтожить их должным образом.

В прошлом году в Лондоне компания Envirowaste собрала 1,2 тонны конфиденциальных отходов. Несмотря на возросшую осведомленность о мошенничестве с личными данными и утечках данных, они по-прежнему происходят слишком часто.

Почему вы должны уничтожать свои конфиденциальные документы?

Любое нарушение ваших конфиденциальных документов может подорвать вашу репутацию и нанести финансовый ущерб. С этой конфиденциальной информацией необходимо обращаться с соблюдением требуемого уровня конфиденциальности. Но контракты с клиентами, информация о кредитной карте и финансовый анализ часто могут просто оказаться в мусорном ведре. Единственный способ защитить эту документацию от неправомерного использования — уничтожить ее.

Настоятельно рекомендуется соблюдать политику «Уничтожать все» в отношении конфиденциальных документов, чтобы они не попали в чужие руки; для защиты репутации и личных данных.

Хотя это может быть черной работой, любой, кто работает с документами, должен пройти полную проверку с тщательной проверкой биографических данных.

Владелец и генеральный директор Envirowaste Джеймс Рубин говорит: “Мы совершенствуемся в защите себя в Интернете, но компаниям необходимо обеспечить соблюдение политики в отношении конфиденциальных документов. Утилизация может создавать ложное чувство безопасности, но предварительное измельчение документов гарантирует, что ничего не попадет в сеть.”

Как ваш бизнес может безопасно управлять конфиденциальными данными и систематизировать их?

Поскольку закон требует от предприятий хранить определенные документы в течение определенного периода времени, вам понадобится система, обеспечивающая их упорядоченность и конфиденциальность. Вот несколько советов, которые помогут вам начать:

Даты уничтожения

Конфиденциальные документы необходимо хранить подальше. Вы также должны пометить их датой утилизации. Коробки с файлами должны быть четко помечены их содержимым в хорошо видимой области.

Ограничение доступа

Вам также следует ограничить доступ к файлам в хранилище и продолжать использовать этот метод по всей компании. Это сведет к минимуму риск возникновения мошеннических действий.

Услуги по удалению

Такая услуга, как Envirowaste, гарантирует безопасную утилизацию конфиденциальных документов с выдачей сертификата после заполнения. Envirowaste также гарантирует переработку материалов после уничтожения. Убедитесь, что конфиденциальные документы при получении помещены в непрозрачные пакеты и контейнеры, чтобы не привлекать внимания к тому, что находится внутри.